Há muitas razões pelas quais a maioria das empresas deve considerar se mudar para o Office 365 e algumas coisas para pensar ao fazer o salto

O Office 365 pode ser um enorme aumento de produtividade para as empresas e tem muitos recursos excelentes que podem agilizar seus fluxos de trabalho. Oferece vantagens na manutenção do servidor, escalabilidade, ganhos de produtividade, economia de custos, segurança e muito mais.

Manutenção do servidor

Durante anos, muitas pequenas e médias empresas mantiveram um servidor de troca no local. Existe um fluxo contínuo de atualizações de segurança e service packs. Todos os quais precisam de um profissional de TI qualificado para administrá-los. Com a mudança para o escritório 365, esta manutenção é significativamente reduzida. Você ainda precisa ter alguém que possa administrar contas, mas elimina a necessidade de patches e atualizações em um servidor de troca.

Muitas pequenas empresas costumavam usar o Small Business Server da Microsoft para o e-mail

Isso foi interrompido há vários anos, em um esforço para empurrar as pequenas empresas para suas ofertas de nuvem, mas quando ainda estava por perto, tinha um máximo de 75 usuários. Se você cresceu seu negócio, isso representou um reinvestimento significativo para manter uma solução de e-mail . Com o Office 365, não há limites para quantos usuários ou caixas de correio você tem. Basta fazer login no painel de administração e criar um novo quando você precisar.

Ganhos de produtividade

Uma das características agradáveis ​​do Office 365 é que é plataforma cruzada. Isso significa que ele corre tão feliz na Apple ou no Android como acontece no Windows. Isso é importante porque mais organizações estão permitindo que seus funcionários tragam seus próprios dispositivos. O próximo ganho de produtividade é que o Office 365 está disponível em qualquer lugar que você tenha internet.

Isso permite que sua equipe tenha um pouco de equilíbrio entre vida profissional e acesso aos documentos necessários em casa ou em qualquer lugar. Há também alguns recursos de colaboração agradáveis ​​que permitem aos usuários rastrear mudanças nos documentos em toda a organização sem gerar múltiplas versões do mesmo documento. Isso ajuda a manter todos na mesma página.

Poupança de custos

A economia de custos é especialmente significativa para pequenas e médias empresas. Os servidores de câmbio internos normalmente possuem custos significativos de aquisição de hardware, licenciamento de software e mão-de-obra para configurar tudo. Existem custos atualizados de manutenção do servidor, conforme mencionado. Com as empresas do Office 365, a capacidade de escalar seus usuários para cima e para baixo a qualquer momento.

Isso elimina o desperdício

Eles também têm um custo mensal previsível que é direto e fácil de orçamento. Do ponto de vista de custos, qualquer empresa que tenha 100 funcionários ou menos normalmente reconhecerá economias significativas. Muitas empresas maiores também podem salvar por um movimento.

Houve muita conversa sobre segurança na nuvem

Os serviços on-line da Microsoft foram projetados com segurança em mente. Os aplicativos do Office 365 são acessados ​​através de criptografia SSL / TSL de 128 bits. Se os dados fossem de alguma forma interceptados, os maus não seriam capazes de lê-lo.

As assinaturas de antivírus são atualizadas e as medidas de segurança são aplicadas de acordo com as diretrizes de segurança da Microsoft. O Exchange Online criou proteção contra malware e usa filtragem anti-spam e antivírus com múltiplos mecanismos de vírus.

Uma das ótimas funcionalidades do Office 365 é que está garantido estar todo o tempo. Eles têm um compromisso de 99.9% de tempo de atividade com seus clientes. Isso significa que o tempo de inatividade total em um ano não excederá 8,76 horas.

Muitas empresas têm de cumprir os regulamentos de conformidade para as indústrias em que trabalham

Os serviços do Office 365 foram certificados como compatíveis com as normas ISO 27001. Eles também passaram as auditorias do SAS70 para conformidade de segurança e até adicionaram controles para clientes que precisam cumprir a HIPAA ou outros regulamentos da indústria.

Existe um ciclo de vida regular para a maioria dos produtos de software

A maioria dos negócios acaba comprando novas cópias do escritório a cada 3 anos, à medida que saem. Uma assinatura do Office 365 dá-lhe direito à versão mais recente da Microsoft produzir assim que forem lançados sem custo extra.

Single Sign-on. Se a sua rede estiver executando um servidor Windows 2008 ou mais recente, você pode configurar serviços de federação de diretórios ativos para alcançar o logon único. Isso permite que os usuários façam logon no domínio e sejam autenticados automaticamente no Office 365.

Aplicativos Web do Office

Esta é outra característica legal do Office 365. Basicamente, oferece versões baseadas na web de todos os seus produtos Microsoft favoritos em um navegador. Isso permite que você faça rápidas edições de qualquer máquina conectada à internet. Você pode até obter uma versão móvel do escritório para que você possa acessá-lo em um telefone ou tablet. Com todas as boas razões para mudar para o escritório 365, existem alguns fatores que os empresários devem considerar

O tempo do movimento pode ser importante

Se o seu negócio acabou de investir significativamente em uma solução de troca de premissa, pode ter mais sentido esperar que esse produto seja o fim da vida antes de dar um salto. Algumas empresas também são estritamente regulamentadas sobre os dados que eles são permitem armazenar fora do site. Esta é uma consideração importante ao avaliar uma mudança para o escritório 365.

Outras coisas a considerar incluem a conexão à internet disponível em seu escritório e se esse modelo de pagamento é adequado para sua empresa

Nem todos os locais do escritório podem ter acesso a uma conexão de internet de alta velocidade, e o uso do office 365 aumentará definitivamente a carga em sua largura de banda existente. Algumas empresas também funcionam muito melhor com uma despesa de capital do que com os pagamentos mensais em curso.

Todos esses fatores devem ser considerados antes de dar um salto ao Office 365. Há benefícios consideráveis ​​que as empresas podem ganhar com a mudança, mas é importante considerar todos os fatores para garantir que seja o movimento certo para o seu negócio.