Desde enero de 2023, el Instituto Nacional de Estándares y Tecnología de Estados Unidos (NIST) mantiene un marco de gestión de riesgo de IA que se volvió referencia internacional pese a ser voluntario. Uno de sus primeros pedidos, dentro de la función de gobernanza, es fácil de enunciar y difícil de cumplir: mantener un inventario actualizado de todos los sistemas de IA en uso, cada uno con un responsable definido.
En la Unión Europea la exigencia fue más allá de la recomendación. Desde el 2 de agosto de 2026, quien pone en el mercado un sistema de IA clasificado como de alto riesgo debe registrarlo en una base de datos pública europea antes de ponerlo en uso, no después. La lógica es la misma que la del NIST, solo que con plazo: si la empresa no sabe listar lo que usa, no puede demostrar que lo usa conforme a la norma.
El problema es que, en la práctica, casi ninguna empresa tiene esa lista lista. Y el motivo no es falta de voluntad: la mayoría de los sistemas de IA en uso hoy nunca pasó por un proceso formal de entrada que los hubiera colocado en ella. Para quien decide, la pregunta dejó de ser "¿adoptamos una política de IA?" y pasó a ser "¿podemos listar, ahora mismo, lo que ya está funcionando?".
Lo que ya es una exigencia
La función Gobernanza del NIST —la primera de las cuatro que componen el marco, junto a Mapear, Medir y Gestionar— describe el inventario como "una base de datos organizada de artefactos relacionados con un sistema o modelo de IA": documentación, planes de respuesta a incidentes, diccionario de datos, referencia al código fuente y contacto de quien responde por cada sistema. La orientación correspondiente es directa: los mecanismos de inventario tienen que existir y recibir recursos según el riesgo de cada sistema.
En la Unión Europea, el Artículo 49 del Reglamento de IA detalla quién registra qué: los proveedores de sistemas de alto riesgo registran el sistema antes de colocarlo en el mercado; los organismos públicos que usan esos sistemas registran su uso. La información queda en una base de datos pública y consultable, mantenida por la Comisión Europea.
Las dos normas parten de la misma premisa: no existe gestión de riesgo sin saber, primero, qué está en operación. Y ahí es justo donde aparece la distancia entre el texto de la norma y la rutina real de la mayoría de las empresas.
Un estudio de la empresa de seguridad Reco, publicado en septiembre de 2025, midió esa distancia. En pequeñas empresas, de 11 a 50 empleados, el promedio llega a 269 herramientas de IA no aprobadas por cada 1.000 empleados. En organizaciones medianas, la cifra ronda las 200 por cada 1.000. Ninguna de esas herramientas nació dentro de un proceso de aprobación, y por eso ninguna quedó en ningún inventario.
Un inventario de sistemas de IA es una base de datos organizada de artefactos relacionados con un sistema o modelo de IA.
Por qué la planilla no alcanza
La respuesta más común, cuando una auditoría o una norma nueva exige un inventario, es pedirle a cada área que complete una planilla: "¿qué herramientas de IA usa tu equipo?". El problema empieza al día siguiente de enviarla: la planilla describe lo que la gente recordó declarar, no lo que realmente está en uso.
El mismo estudio de Reco encontró que el 71% de los empleados de oficina admite usar herramientas de IA sin aprobación del área de TI. Nadie completa una planilla delatando su propio uso no aprobado, y es justamente ese uso el que la norma quiere ver listado.
También está el problema del tiempo. La misma investigación midió que una herramienta nueva puede tardar más de 400 días en ser detectada por el equipo de seguridad, cuando llega a detectarse. Una planilla actualizada una vez por trimestre no tiene forma de seguir ese ritmo: siempre describe una foto vieja de un escenario que ya cambió.
La raíz del problema no es la planilla en sí. Es intentar reconstruir, desde afuera, algo que solo existe de verdad dentro del flujo de trabajo diario: cada conexión, cada agente, cada documento que se convirtió en fuente de respuesta. Un inventario confiable no puede depender de la memoria colectiva. Tiene que ser consecuencia de cómo ocurre el trabajo, no una tarea extra agregada encima.
Lo que tiene que existir en la práctica
Un inventario que resiste una auditoría no nace de un relevamiento manual. Nace de un entorno donde listar es efecto de cómo se crea cada pieza, no una tarea aparte.
Identidad corporativa como única puerta de entrada. Cuando el acceso a la IA viene del mismo directorio que se usa para el correo y los sistemas internos, cada persona y cada agente nacen ya asociados a una cuenta rastreable, no a un inicio de sesión personal que nadie más ve.
Cada conexión con dueño y alcance registrados. Una herramienta conectada a la IA entra con un responsable definido y un alcance —lo que puede acceder, y nada más que eso— en lugar de un acceso genérico habilitado porque alguien lo pidió.
Conocimiento aprobado con origen rastreable. Los documentos que se convierten en fuente de respuesta llevan dueño, versión vigente y, cuando el caso lo exige, una etapa de revisión antes de contar como oficiales. El registro de esa aprobación ya es, en sí mismo, una línea del inventario.
Reutilización con permiso, no copias sueltas. Cuando un agente o una rutina guardada pasa a usarlo otra gente, el alcance se define por persona, grupo o rol, y queda registrado quién tiene acceso a qué, en vez de perderse en copias sueltas por mensaje o correo.
Registro de toda creación y cambio. Crear un agente, conectar una herramienta, modificar un permiso: cada acción queda registrada, con fecha y responsable. La lista que pide la norma sale de ese registro continuo, no de un relevamiento hecho a las apuradas antes de una auditoría.
Así fue pensada la plataforma Skyller: identidad que viene del directorio de la empresa, permiso por rol y registro de cada conexión y cada fuente de conocimiento como forma habitual de funcionar, no como informe hecho a pedido.
Lo que se gana con el inventario
La primera ganancia es inmediata: cuando un auditor, un cliente corporativo o un organismo regulador pregunta qué sistemas de IA usa la empresa, con qué datos y bajo qué aprobación, la respuesta ya existe y se puede consultar en minutos. No hace falta abrir un proyecto interno para reconstruirla.
La segunda ganancia aparece menos en los titulares, pero pesa más en el día a día: sin inventario, cada cambio en la regulación se convierte en un relevamiento desde cero. Con registro continuo, adaptarse a una norma nueva es revisar lo que ya está listado, no descubrir de nuevo lo que tiene la empresa.
También hay una ganancia en la respuesta a incidentes. Si un documento sensible se filtra o una acción automática produce un resultado indebido, reconstruir lo ocurrido pasa a ser cuestión de consultar un registro, no de juntar recuerdos sueltos de quienes participaron.
Nada de esto reemplaza el criterio humano sobre el riesgo. Pero sin una lista confiable, toda decisión de riesgo se toma a ciegas, sobre sistemas que nadie sabe con certeza si existen.
Una hoja de ruta para empezar
Antes de encargar otra planilla más, vale la pena probar si el problema es de disciplina o de arquitectura, con estas cuatro preguntas:
- Pida hoy la lista de sistemas de IA en uso, sin aviso previo. Si la respuesta tarda días o llega incompleta, el problema no es la última planilla: es que no existe un registro vivo detrás de ella.
- Verifique si cada elemento de la lista tiene un dueño designado. Un sistema sin responsable definido es exactamente el tipo de vacío que una ley como la europea exige cerrar antes, y no después, de un incidente.
- Mida cuánto tiempo tardaría en descubrirse una herramienta nueva en uso. Si la respuesta involucra meses, o un "no lo sabemos", el inventario actual describe el pasado, no el presente.
- Pregunte qué cambia si la regulación se endurece de nuevo. Si la respuesta es "vamos a tener que relevar todo otra vez", el inventario no es parte de la operación: es un proyecto que se repite con cada norma nueva.
